5 minutos para ler
Planilha de controle de estoque: o que é e para que serve
A planilha de controle de estoque é um arquivo, no Excel ou no Google Planilhas, onde você registra cada produto da loja, quanto entrou, quanto saiu e quanto ainda resta na prateleira. É a forma mais comum de começar a organizar o estoque, porque custa pouco e qualquer pessoa consegue abrir e editar.
Para uma loja pequena, com poucos produtos e poucas vendas por dia, ela resolve. O problema aparece quando o movimento cresce e a planilha passa a depender de alguém lembrar de atualizá-la. Neste post você vê como montar a sua do jeito certo e como perceber a hora de dar o próximo passo.
Quais colunas não podem faltar
Uma planilha boa é simples. Comece com estas colunas e só acrescente outras se for usar de verdade:
- Código do produto: um número único para cada item, para não confundir produtos parecidos.
- Descrição: nome, marca, tamanho ou cor, do jeito que você e a equipe reconhecem.
- Fornecedor: de quem você compra, para saber a quem recorrer na hora de repor.
- Custo e preço de venda: permitem enxergar a margem de cada item.
- Entradas e saídas: as quantidades que chegaram e as que foram vendidas ou perdidas.
- Estoque atual: o saldo, calculado por fórmula (entradas menos saídas).
- Estoque mínimo: a quantidade abaixo da qual é hora de comprar de novo.
Como montar a planilha passo a passo
- Liste todos os produtos. Faça uma contagem física de tudo o que está na loja e no depósito, e anote item por item.
- Dê um código a cada item. Use uma sequência simples ou o próprio código de barras da embalagem.
- Crie as colunas da lista acima, uma linha por produto.
- Coloque a fórmula do saldo. A coluna de estoque atual deve subtrair as saídas das entradas sozinha, sem digitação manual.
- Defina o estoque mínimo de cada produto e use formatação condicional para a linha ficar vermelha quando o saldo chegar nele.
- Escolha um responsável e um horário. Atualizar no fim do dia, sempre pela mesma pessoa, evita a planilha ficar desatualizada.
- Confira de tempos em tempos. Compare o saldo da planilha com a contagem real das prateleiras e corrija as diferenças.
Onde a planilha começa a falhar
A planilha depende de digitação. Toda venda precisa ser lançada duas vezes: uma no caixa e outra no arquivo. Quanto mais vendas, mais chances de esquecer um lançamento, digitar um número errado ou duas pessoas editarem versões diferentes do mesmo arquivo. Veja a diferença na prática:
Planilha
Bom para começar- Custo baixo ou zero.
- Você monta do seu jeito, sem instalar nada.
- A baixa de cada venda é lançada à mão.
- O saldo só está certo se alguém atualizou.
- Difícil de usar em mais de um caixa ou de uma pessoa ao mesmo tempo.
- Não avisa sozinha quando o produto está acabando.
Sistema de controle de estoque
Bom para crescer- A venda no PDV já dá baixa no estoque.
- O saldo reflete o que aconteceu na loja, sem redigitar.
- Várias pessoas usam ao mesmo tempo, cada uma no seu acesso.
- Facilita ver o que vende mais e o que está parado.
- Mais tempo livre para atender, em vez de digitar.
Sinais de que chegou a hora de trocar a planilha por um sistema
- O saldo da planilha e o das prateleiras não batem, e você não sabe o motivo.
- Você já vendeu um produto que a planilha dizia ter, mas não havia mais.
- Comprou demais de um item que estava parado e faltou outro que vende bem. Entender o giro de estoque e a curva ABC ajuda, mas fica trabalhoso sem dados confiáveis.
- Mais de uma pessoa mexe no arquivo e ninguém sabe qual é a versão certa.
- Você passa mais tempo atualizando a planilha do que cuidando da loja, e a ruptura de estoque continua acontecendo.
Dica especial
Se você percebeu que a planilha já está no limite, um sistema de controle de estoque integrado ao PDV tira o trabalho de lançar tudo duas vezes e deixa o saldo mais próximo da realidade da loja. Clique aqui e teste o Siscoban gratuitamente por 30 dias.
Conclusão
Uma planilha de controle de estoque bem montada, com código, entradas, saídas, saldo e estoque mínimo, é um ótimo começo para quem está organizando a loja. Só lembre que ela vale enquanto for atualizada com disciplina. Quando as vendas crescerem e os erros aparecerem, migrar para um sistema é o caminho natural para manter o estoque sob controle sem depender de digitação.
