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O que é o XML da nota fiscal
O XML da nota fiscal é o arquivo digital que contém todos os dados da nota eletrônica: quem vendeu, quem comprou, os produtos, os valores, os impostos e a autorização da Sefaz. Ele é o documento fiscal de verdade. O papel que sai da impressora, ou o PDF que você manda para o cliente, é só uma representação desse arquivo.
Toda vez que a loja emite uma NF-e ou uma NFC-e, o sistema gera um XML e o envia para autorização. Se a nota foi autorizada, é esse arquivo que comprova a operação perante o fisco.
Qual a diferença entre XML, DANFE e chave de acesso
São três coisas que aparecem juntas e costumam ser confundidas. Cada uma tem um papel diferente:
XML
O arquivo com os dados completos da nota. É ele que vale como documento fiscal e o que o contador precisa receber.
DANFE
A versão impressa ou em PDF, feita para leitura e para acompanhar a mercadoria. Serve para consultar, mas não substitui o XML.
Chave de acesso
O código de 44 dígitos que identifica a nota. Com ela é possível consultar a nota na Sefaz e localizar o XML.
Para que serve o XML na rotina da loja
- Contabilidade: o contador usa os XMLs de venda e de compra para apurar impostos e fechar o mês.
- Entrada de mercadoria: com o XML da nota do fornecedor, dá para importar os produtos no estoque sem digitar item por item.
- Fiscalização: em caso de auditoria, é o XML que você apresenta para comprovar as operações.
- Correções e devoluções: quando há erro em uma nota, como o que vimos em carta de correção eletrônica (CC-e), o XML original é a referência.
Onde encontrar o XML da nota fiscal
O caminho depende de você ter emitido a nota ou ter recebido ela de um fornecedor.
- No sistema emissor: se a nota foi emitida pela sua loja, o XML fica guardado no sistema que emitiu. Procure a nota na lista de documentos emitidos e use a opção de baixar ou exportar o XML.
- No e-mail: muitos fornecedores enviam o XML junto com o DANFE por e-mail. Vale procurar na caixa de entrada pelo nome do fornecedor ou pelo número da nota.
- Na Sefaz, pela chave de acesso: com os 44 dígitos da chave, é possível consultar a nota no portal da NF-e ou no site da Sefaz do seu estado. Para baixar o arquivo completo, costuma ser preciso certificado digital de quem participou da operação.
- Com o fornecedor ou o contador: se nada disso funcionar, peça o arquivo a quem emitiu a nota ou ao seu contador, que normalmente tem acesso aos XMLs da empresa.
Se você está procurando o número ou a chave no comprovante impresso, veja também onde fica o número do cupom fiscal.
Como guardar os XMLs com segurança
Guardar apenas o PDF ou a foto do cupom não basta. A regra geral é manter os XMLs por pelo menos cinco anos, mas o prazo pode variar conforme o tipo de operação, então confirme com o seu contador. Algumas práticas simples ajudam a não perder nada:
- Separe os arquivos em pastas por mês e por tipo (vendas e compras).
- Faça cópia em nuvem ou em um HD externo, além do computador da loja.
- Combine com o contador uma data fixa do mês para enviar os XMLs.
- Guarde a carta de correção junto com o XML da nota que ela corrige.
Dica especial
Procurar XML nota por nota, no fim do mês, consome tempo e é fácil esquecer alguma. Um emissor de nota fiscal integrado ao PDV registra cada documento emitido e mantém os arquivos organizados no mesmo lugar em que a venda foi feita. Clique aqui e teste grátis por 30 dias.
Conclusão
O XML da nota fiscal é o arquivo que vale como documento fiscal, enquanto o DANFE é só a versão para leitura. Saber onde encontrá-lo, guardá-lo com organização e entregá-lo ao contador no prazo evita dor de cabeça com o fisco e facilita o dia a dia da loja.
